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Comment rédiger un mail efficace (et obtenir une réponse)?

Laurent Delhourme/ldprod - stock.adobe.com

INTERVIEW - Formules de politesse, «objet» d’un courriel, phrases d’introduction... Anne-Marie Gaignard, auteur de Coaching pour un mail efficace et sans faute, livre ses astuces pour écrire un mail parfait.

Faut-il préférer «salutations» à «cordialement»? «Bonjour monsieur» ou «cher monsieur»? La rédaction d’un courriel est chose ardue. Hélas, nous nous frottons à ce cruel exercice quotidiennement. Et à chaque fois, nous hésitons sur l’orthographe des mots, sur l’«objet» à mettre, les formules de politesse à inscrire. Anne-Marie Gaignard, auteur de Coaching pour un mail efficace et sans faute (à paraître le 17 juin prochain), nous livre quelques astuces.

LE FIGARO. - Comment écrire un mail efficace à une personne qui en reçoit une cinquantaine par jour?

Anne-Marie GAIGNARD. - D’abord, il faut réfléchir à ce que vous voulez lui dire. Cela aide à être plus concis. Ma méthode est celle du Q.Q.O.Q.C: Qui? Quand? Où? Pourquoi (de Quoi parle-t-on)? Comment? Posez-vous la question: à qui je m’adresse? Pourquoi je lui écris? Comment vais-je m’y prendre?

On sait qu’en moyenne, votre lecteur retient 30% du message que vous lui adressez. Ainsi, il faut être efficace: arrêtez de faire des phrases à rallonge avec des «car» ou des «donc». Si l’envie vous prend de mettre ces mots de liaison, remplacez-les par un point. Faites des phrases courtes. Ne dépassez pas les quatre paragraphes. Et puis, lancez-vous! «Bonjour», ça marche toujours. Si vous connaissez la personne, son prénom et son nom, vous pouvez tout à fait écrire «Bonjour Paul». Quant au «cher», attention: cela relève de la sphère affective. On écrit «Chers parents». Lorsqu’on inscrit «cher», on est en capacité de tutoyer la personne à qui on s’adresse.

« Évitez la faute d’orthographe dans l’objet : cela peut vous être fatal ! »

À quoi sert l’«objet» d’un mail?

Il répond à la question «Pourquoi je lui écris?». Alors, pourquoi écrivez-vous ce mail? Est-ce pour un rendez-vous à décaler? Une question de livraison? Dans ce cas, écrivez «Notre rendez-vous du 4 juin» ou «Livraison refusée», tout simplement. Ne faites pas de phrases avec des verbes ou des sujets et n’insérez aucun signe de ponctuation. Tapez fort! Évitez la faute d’orthographe dans l’objet: cela peut vous être fatal. On sait que dans les grosses boîtes, une faute d’orthographe place un courriel directement dans les «spams». Vous vous rendez compte? Vous êtes mis à la poubelle avant d’être lu!

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Est-il réellement possible de rédiger un mail à la fois formel et personnalisé?

Bien sûr. Le truc magique, c’est ce que j’appelle T.G.V.O.O: toucher, goût, vue, odorat, ouïe. Vous souhaitez inviter votre patron à déjeuner? Fermez les yeux, réfléchissez à votre demande, au restaurant dans lequel vous aimeriez vous retrouver. Si vous choisissez un restaurant indien, il est tout à fait possible de lui envoyer: «Bonjour, (à la ligne) Que diriez-vous d’un peu de curry dans votre assiette?» Il faut oser!

Je donne toujours ce conseil: avant de rédiger votre mail, dessinez une pendule. Placez-y les heures. La première moitié de cette pendule, de midi à 6 heures, correspond à la question «pourquoi je lui écris?» et «comment?». La seconde, de 6 heures à 11 heures, c’est le «T.G.V.O.O». Passé six heures, faites appel à l’hémisphère droit de votre cerveau, là où se trouvent la rêverie et l’imaginaire.

Comment transmettre une «émotion» dans un mail?

Ne rechignez pas à l’envie de placer des adverbes ou des adjectifs. La bienveillance est toujours la bienvenue. Si vous avez un rendez-vous, rien ne vous empêche d’écrire: «à mardi, avec joie». Bien sûr, la personnalisation se limite au type de relation que l’on entretient avec notre destinataire. Il faut l’avoir côtoyé, de près ou de loin, assez de fois pour se permettre certaines choses.

« Plus de 40% des mails envoyés comportent une ou deux fautes d’orthographe »

Comment se mettre en valeur dans un mail?

Tout d’abord, il faut éviter les marques négatives! Enlever les «n» apostrophe et les «n». Cela fera mauvaise impression. Il faut être affirmatif. De même, oubliez les formules «Je me permets de vous écrire» ou «Excusez-moi de vous déranger mais...»! Ce n’est pas nécessaire. Aujourd’hui, à l’ère du numérique, il faut être direct, factuel. Aérez vos phrases avec des virgules! Une virgule, cela change tout. «J’ai, rangés dans mon bureau, des livres» ne revient pas à écrire «J’ai rangé dans mon bureau des livres».

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Quelle faute d’orthographe est impardonnable?

Il y en a plusieurs: d’abord, l’accord raté. «Vous trouverer» au lieu de «vous trouverez». C’est rédhibitoire. Il faut savoir que plus de 40% des mails envoyés comportent une ou deux fautes d’orthographe. Aux yeux de votre lecteur, c’est une marque de nullité. Il y a aussi les accords pronominaux comme: «Mes deux assistantes se sont téléphonées» au lieu de «se sont téléphoné». Lorsque nous faisons une faute, nous sommes immédiatement catégorisés. Combien de fois ai-je entendu: «Ah, celui-là, il est excellent commerçant. Mais il ne faut pas lui confier la rédaction d’un courriel!» On passe pour quelqu’un d’idiot.

Trouvez des astuces pour retenir l’orthographe de certains mots. Nous hésitons souvent sur le mot «accueil». Quand vous accueillez quelqu’un, vous le faites avec vos mains: les deux «c» représentent ces mains. Puis, vous lui proposez un café ou un thé: le «u» a la forme d’un verre. C’est en trouvant ce genre de moyen mnémotechnique que la graphie d’un mot s’inscrit dans votre mémoire à long terme.

Que penser des abréviations comme «cdt» au lieu de «cordialement»?

C’est interdit. Malheureusement, certaines personnes pensent qu’un mail a la même valeur qu’un texto. Il y en a même qui s’étonnent du fait qu’il faille écrire «rendez-vous» en toutes lettres au lieu de «rdv». Mais aujourd’hui, la RH évalue un profil selon son niveau de rédaction. Et ce, avant même de lire le CV! De même, ceux qui signent la fin de leur mail avec les initiales de leur prénom et nom font preuve d’un manque de respect. Cela donne vraiment l’impression qu’ils n’ont pas pris le temps de faire remarquer qui ils étaient.

Que répondez-vous à ceux qui trouvent les formules de politesse inutiles?

Il faut que les gens, les plus jeunes notamment, comprennent que le monde du travail n’est pas un monde de copains. Ces formules sont une marque de courtoisie importante. Aussi, il faut savoir les utiliser à bon escient. Pour une première approche, «Sincères salutations» ou «Salutations distinguées» sont très bonnes. Je lis beaucoup «cordialement». Mais dans «cordialement», il y a le mot «cœur». Il faut s’interroger: dois-je envoyer un «cœur» à cette personne? Concernant les «bonne/ belle journée» ou «bonne soirée», il faut avouer que c’est un peu vide. Si vous êtes au travail, préférez «Bon courage...»: c’est mignon! Évitez les formules que vous croyez «percutantes» comme «je compte sur vous»: c’est un peu envahissant. Préférez «je sais que vous serez au rendez-vous». Pensez aux termes que vous utilisez: on a vulgarisé les verbes, en oubliant ce qu’ils signifient vraiment, parce qu’on maltraite la langue française.

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63 commentaires
  • Figaro3

    le

    "bonjour" ( sans prénom ou Monsieur ou Madame X) est familier.
    "bon courage" est familier, on dit cela oralement à "un pote".
    ... drôle de coach...

  • Nicolas MERCIER

    le

    "Bon courage"...c'est mignon, ah bon ?
    "Cher" uniquement à un intime, ah bon ?
    Je crois que je vais me fier à mon instinct pour écrire mes mails !

  • Yolanta

    le

    On n'apprend grand chose en lisant cet article qui enfonce beaucoup de portes ouvertes, et donne quelques "tuyaux" sont franchement douteux: Ne pas faire de fautes d'orthographe. Bien mettre les virgules. On ne dit pas "Salutations distinguées. Pas "Cordialement"non plus. Ok. On dit quoi alors? L'auteur ne sait pas. Pas d'abréviations.? "Je vais prendre un Train à Grande Vitesse", c'est bon? Certains conseils paraissent plutôt à éviter qu'à suivre. Exemple: écrire: "rendez-vous refusé" sans périphrases. Ou ne dire "cher" qu'aux personnes qu'on tutoie. Quand à dessiner une pendule avant d'envoyer un mail...Hum...

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