Alors que le déconfinement se rapproche, les employeurs préparent activement la réouverture de leurs locaux. Mais la question de la sécurité sanitaire des salariés se pose. Et devrait forcer les entreprises à penser autrement les bureaux, ainsi que l’organisation du travail.
Le déconfinement débutera le 11 mai 2020. Les dirigeants se préparent désormais pour permettre à leurs salariés de retourner au bureau, tout en assurant leur sécurité face au Covid-19. Selon le Code du travail, l’employeur est ainsi tenu par la loi de “prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses salariés”. Il ne doit pas seulement diminuer le risque, mais l’empêcher, en mettant en œuvre des “méthodes de travail et de production garantissant un meilleur niveau de protection”.
À l’entreprise d’éliminer à la source les dangers en matière de santé et de sécurité. D’abord en mettant à disposition des collaborateurs des matériels de protection tels que des masques et des solutions hydroalcooliques. Elle devra ensuite développer des mesures concrètes pour minimiser les risques de contamination. De l’organisation du travail à la disposition des locaux.
Une “réorganisation de la vie au travail”
Pendant son discours dédié au déconfinement, Édouard Philippe a demandé aux entreprises de maintenir le télétravail jusqu’à au moins début juin, et préconise la “réorganisation de la vie au travail”. Les dirigeants sont aussi invités à permettre à ceux qui ne peuvent pas travailler de chez eux de “pratiquer des horaires décalés.” L’objectif étant de diminuer la “présence simultanée” de collaborateurs dans un même espace de travail.
Pour Yannick Annezo, CEO de Panorama, un cabinet de conseil en conception et exploitation immobilière, “toutes les entreprises sont sur le pied de guerre pour préparer le retour des collaborateurs. Des collaborateurs qui reviendront bien souvent changés, avec un regard différent vis-à-vis de l’organisation du travail”.
Actuellement, 30 à 40 % des salariés sont en télétravail, dans 95 % des entreprises françaises. “La donne a changé en deux mois. Dans les sociétés qui ne le pratiquaient pas, ou qui nourrissaient des craintes, le travail à distance est devenu possible et a fait ses preuves”, explique Frantz Gault, directeur général de LBMG Worklabs. Une autre raison pourrait conduire les salariés à réclamer du changement en matière d’organisation du travail : la peur de tomber malade. D’après une enquête Odoxa, 71 % des actifs ont ainsi peur d’attraper le Covid-19 en se rendant au travail.
“Côté entreprise, celui-ci pourrait être amené à assainir l’expérience bureau en le ‘mettant à jour’. Autrement dit, en changeant son aménagement pour faire en sorte de protéger les salariés de l’épidémie et de les rassurer”, note Frantz Gault. Mais selon lui, dans l’immédiat, tandis que la crise sanitaire se transforme en crise économique, “il n’est pas envisageable que les sociétés investissent des milliers d’euros pour tout transformer dans leurs locaux. Supprimer les open space et concevoir un tout nouvel aménagement de l’espace de travail prendrait du temps et coûterait trop cher. C’est pourquoi les organisations vont sans doute se concentrer sur les usages des salariés et la limitation de la fréquentation des locaux”. Par exemple, en alternant les jours de venue au bureau, en segmentant les équipes, en poursuivant le télétravail mais en roulement, en limitant les entrées en salle de réunion et dans les ascenseurs, et en multipliant les visioconférences.
Les employeurs sont aussi nombreux à prévoir d’inciter leurs salariés à réduire le contact avec leurs collègues, en utilisant au maximum les outils technologiques pour communiquer ; par exemple, en s’envoyant des e-mails plutôt que de se rendre près de leur poste de travail. “Les employeurs auront aussi une responsabilité accrue en matière de nettoyage des surfaces. Ils seront probablement amenés à augmenter la fréquence de nettoyage des bureaux”, observe Frantz Gault.
Distanciation by design
Avant de transformer totalement les bureaux, les entreprises vont réaménager les environnements de travail. “Elles seront confrontées à deux injonctions contradictoires : d’un côté, elles devront assurer une distanciation sociale, et de l’autre, suspendre leur politique de densification des mètres carrés de surface pour des raisons économiques. Elles vont donc essayer d’activer tous les leviers possibles, entre le télétravail, le corporate office et les réaménagements de bureaux”, explique Stéphane Hullin, directeur de la performance de Panorama.
“Pour organiser la distanciation physique dans des espaces où les salariés sont amenés à se croiser, il va falloir la matérialiser dans les bureaux”, souligne Magali Marton, directrice des études France chez Cushman & Wakefield. La société de conseil en immobilier d’entreprise a développé le “6-Feet Office”, un concept de “distanciation by design” destiné à aider les entreprises à réorganiser la circulation des employés au sein des bureaux pour éviter trop de contacts. “Nous aidons les entreprises à matérialiser d’une façon très pragmatique la distanciation sociale. Quand bien même un bureau est par définition un lieu d’interactions, l’idée est de revoir la circulation des personnes dans les espaces communs. Nous proposons ainsi de figurer les distances de sécurité par des marques matérielles. Des dispositifs permettent aussi de faire en sorte que les collaborateurs entrent et sortent par des endroits différents”, explique-t-elle.
“Le principe de base du 6-Feet Office est de veiller à assurer une distance de 1,50 m entre les personnes, à tout moment. Pour cela, nous essayons d’utiliser le design pour transformer en partie les comportements des individus”, indique Magali Marton. Afin d’encourager les salariés à se tenir à distance les uns des autres, les bureaux sont espacés, et des signaux visuels sont disposés un peu partout dans les locaux. Des cercles dessinés sur la moquette autour de chaque bureau permettent de s’assurer que chacun se tient à la bonne distance. De flèches sur le sol invitent aussi les collaborateurs à emprunter les couloirs uniquement dans le sens des aiguilles d’une montre. “Cette circulation à sens unique est la même que celle que les professionnels de santé adoptent dans les hôpitaux pour éviter la propagation d’agents pathogènes”, observe-t-elle.
Flex office et clean desk : l’open space repensé
La proximité des bureaux selon le modèle de l’open space semble peu adaptée à un monde post-confinement. Nous dirigeons-nous vers la fin de ce type d’espace de travail ? “Ce système, destiné à la base à développer l’esprit d’équipe, pose question. Mais il ne disparaîtra pas : il sera simplement repensé. Notamment pour la bonne raison que depuis 30 ans, les entreprises font en sorte d’économiser sur les surfaces de travail en réduisant la surface moyenne des bureaux”, note Frantz Gault.
“Le grand open space, avec 20 ou 30 personnes alignées en rond d’oignons est un modèle qu’il faudra abandonner très vite. Mais il reste tout à fait possible de créer des micro-zones en open space, si un effort est fait pour partager correctement l’espace de travail et le nettoyer d’une façon plus régulière”, remarque de son côté Magali Marton. En outre, il pourrait être envisageable, selon elle, d’installer des parois en Plexiglas entre les postes, afin d’éviter de revenir au bureau à cloisons des années 1980, tout en permettant de travailler ensemble dans un même espace, mais de façon sécurisée. “On va juste remettre un peu de cloisonnement, mais en essayant de ne pas perdre les bénéfices de l’espace ouvert, qui étaient d’améliorer la communication entre les collaborateurs et d’économiser les mètres carrés de surface”, confirme Stéphane Hullin, chez Panorama.
Docteur en management stratégique et enseignant-chercheur à l’EM Normandie, Delphine Minchella pense également que l’open space survivra, mais sous d’autres formes : celles du flex office (1) et de l’actity based office (2). “En fait, les entreprises devraient accélérer la fin du bureau personnalisant, avec un tas d’objets territorialisants difficiles à nettoyer. Nous irons vers des bureaux dépersonnalisés, qui auront certes de mauvais côtés (absence d’appropriation de l’espace par les salariés, esprit d’équipe troublé), mais qui ont des avantages certains en matière d’économies”, explique-t-elle.
Les entreprises font bien souvent appel à des prestataires de services pour assurer la propreté de leurs locaux. Or, leurs contrats ne les autorisent pas à toucher les dossiers et affaires personnelles des salariés. “Ils nettoient les claviers, les PC, la surface, mais rien d’autre. C’est pourquoi, selon moi, nous tendrons davantage vers le “clean desk”. Du flex office, puisque le bureau sera dépersonnalisé et que chacun rangera ses affaires le soir dans un casier, mais aussi du clean desk parce que la surface sera dégagée et donc plus facile à aseptiser pour les agents de nettoyage”, analyse Delphine Minchella. Selon elle, le télétravail devrait s’installer durablement dans les mœurs suite à l’épidémie de coronavirus, allant de pair avec le flex office.
Chez LBMG Worklabs, Frantz Gault remarque que l’activity based office pourrait par contre poser problème à court terme : “difficile de rassurer les salariés quand l’idée est de changer régulièrement d’espace dans la journée en fonction de ses besoins. C’est pourquoi la solution sera probablement le flex office. À condition de réfléchir à la façon dont le nettoyage des surfaces pourrait être revu.”
Des milieux de travail “plus jamais comme avant”
Ces transformations s’installeront-elles dans les bureaux sur le long terme ? “Les entreprises n’auront pas la trésorerie pour modifier dans l’immédiat l’aménagement intérieur de leurs sites. Mais quoi qu’il arrive, les milieux de travail et l’expérience bureau ne seront plus jamais comme avant”, prédit Magali Marton. “Certaines directions encore réticentes face au télétravail ne le sont plus. En parallèle, la façon de concevoir les espaces de travail va changer, car face à un télétravail généralisé dont l’intérêt et l’efficacité auront été confortés, les salariés fréquenteront beaucoup moins le bureau qu’avant. Quel intérêt à venir au bureau, si j’y fais exactement pareil depuis mon domicile ? Ils viendront y chercher autre chose : des outils technologiques dont ils ne disposent pas chez eux ; la possibilité de voir réellement les gens, en plus grand nombre, et de ne pas se sentir isolés”, note-t-elle.
Selon l’experte de Cushman & Wakefield, “les bureaux n’auront pas un visage radicalement différent, mais leur aménagement oui : on réfléchira davantage par micro-zones, avec des lieux de collaboration, des espaces communs, des espaces extérieurs, des salles immersives… Il faudra que cet endroit où l’on crée quelque chose ensemble, architecturalement parlant, soit différent. Actuellement, on ne veut pas que les gens soient ensemble, mais une fois l’épidémie passée, nous reviendront sans doute à une plus grande proximité, qu’il faudra repenser ; avec l’idée que tous les espaces d’un bureau peuvent être un endroit où je travaille.”
Les comportements évolueront également. “Plus l’organisation post-confinement durera, plus elle impactera notre façon de travailler. Nous intégrerons de nouveaux comportements d’échanges et de proximité sur le lieu de travail, et le retour à ce qui prévalait avant sera alors impossible. Le 6 feet office ne demeurera pas, mais nous ferons sans doute en sorte de moins toucher les choses, d’être moins nombreux dans un même espace. Nous n’aurons plus, non plus, la culture de la réunionnite, ainsi que l’obsession du présentéisme et des horaires fixes”, conclut Magali Marton.
(1) Le flex office consiste à revoir l’espace du travail, mais aussi son organisation, en faisant la part belle au télétravail, ainsi qu’au “mobile working” : grâce à une connexion à un poste virtuel, il est possible de travailler n’importe où dans l’entreprise, de chez soi, mais aussi dans un espace de coworking, selon ses besoins et ses contraintes. Le salarié change ainsi constamment de bureau et de poste.
(2) L’activity based-office (espace de travail par activité, ou ABO), déjà mise en place (ou en cours de mise en place) en France dans une vingtaine d’entreprises, est un concept d’environnement de travail à la carte, que les salariés, par équipe, peuvent concevoir eux-mêmes, selon leurs besoins. Les bureaux ne sont pas ouverts et chaque espace est adapté à un usage précis.
